Beschwerdeordnung von Kuyp Baar advocaten

1. Begriffsbestimmungen

Beschwerde
jede mündliche oder schriftliche Äußerung der Unzufriedenheit, die vernünftigerweise als solche angesehen werden kann, in Bezug auf die vom Rechtsanwalt erbrachten Leistungen, die vom Mandanten oder in seinem Namen mitgeteilt wird.

Beschwerdeführer
der Mandant oder sein Vertreter, der eine Beschwerde erhebt.

Beschwerdeverfahren
das in der Kanzlei angewandte Verfahren zur Behandlung von Beschwerden.

Beschwerdeordnung
das vorliegende Dokument, das die schriftliche Festlegung des in der Kanzlei angewandten Beschwerdeverfahrens darstellt.

Beschwerdebeauftragter
die Person, die nicht der Rechtsanwalt ist, gegen den sich die Beschwerde richtet, und die mit der Behandlung der Beschwerde betraut ist.

Beschwerderegistrierungsformular
ein Formular für den internen Gebrauch zur Anwendung des in der Beschwerdeordnung festgelegten Verfahrens.

Streitbeilegungskommission für die Anwaltschaft (Geschillencommissie Advocatuur)
die von der Stiftung Streitbeilegungskommissionen für Verbraucherangelegenheiten (Stichting Geschillencommissies voor consumentenzaken, SGC) und der Stiftung Streitbeilegungskommissionen für Berufe und Unternehmen (Stichting Geschillencommissies voor Beroep en Bedrijf, SGB) eingerichtete Kommission, der die Kanzlei bestrittene und unbezahlte Honorarnoten vorlegen kann und der Streitigkeiten über Preis und Qualität vorgelegt werden können, wenn die von der Kanzlei angebotene Lösung nicht zufriedenstellend ist.

Streitbeilegungsregelung für die Anwaltschaft (Geschillenregeling Advocatuur)
das von der Streitbeilegungskommission für die Anwaltschaft angewandte Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten zwischen Rechtsanwälten und Mandanten.

Verfahrensordnung der Streitbeilegungskommission für die Anwaltschaft (Reglement Geschillencommissie Advocatuur)
die Ordnung, in der die Arbeitsweise der Streitbeilegungskommission für die Anwaltschaft festgelegt ist.

2. Ziele

Die Ziele der Beschwerdeordnung sind:

1. Festlegung eines Verfahrens, um Beschwerden von Mandanten konstruktiv und innerhalb einer angemessenen Frist zu behandeln.
2. Festlegung eines Verfahrens, um die Ursachen von Beschwerden der Mandanten festzustellen.
3. Erhaltung und Verbesserung bestehender Beziehungen durch eine gute Behandlung von Beschwerden.
4. Schulung der Mitarbeiter darin, kundenorientiert auf Beschwerden zu reagieren.
5. Verbesserung der Qualität der Leistungen durch die Behandlung und Analyse von Beschwerden.

3. Information des Mandanten

Der Rechtsanwalt:

1. Weist den Mandanten darauf hin, dass die Kanzlei eine Beschwerdeordnung anwendet.
2. Teilt dem Mandanten mit, dass die Möglichkeit besteht, nicht lösbare Probleme der Streitbeilegungskommission für die Anwaltschaft vorzulegen.
3. Informiert den Mandanten darüber, dass die Verfahrensordnung der Streitbeilegungskommission für die Anwaltschaft beim Sekretär der Kommission unter der Anschrift Postbus 90600, 2509 LP Den Haag angefordert werden kann.

4. Das interne Beschwerdeverfahren

1. Wendet sich ein Mandant in irgendeiner Form mit einer Beschwerde an die Kanzlei, ist der betroffene Rechtsanwalt darüber zu informieren.
2. Der betroffene Rechtsanwalt versucht, gemeinsam mit dem Mandanten zu einer Lösung zu gelangen, mit oder ohne Hinzuziehung des Beschwerdebeauftragten.
3. Der betroffene Rechtsanwalt bzw. der Beschwerdebeauftragte sorgt für eine ordnungsgemäße Behandlung der Beschwerde nach dieser Beschwerdeordnung.
4. Die Vertraulichkeit muss unter allen Umständen gewährleistet sein.
5. Die Entscheidung über die Beschwerde wird dem Mandanten mitgeteilt.
6. Wird die Beschwerde im Kontakt mit dem Mandanten nicht zufriedenstellend gelöst, wird die Sache der Streitbeilegungskommission für die Anwaltschaft vorgelegt.

5. Registrierung und Einordnung der Beschwerde

1. Alle Beschwerden werden anhand des Beschwerderegistrierungsformulars registriert.
2. Der Beschwerdebeauftragte registriert die Beschwerde und ordnet sie ein.
3. Die Beschwerde wird eingeordnet
   - nach der Form der Einreichung als
   A. mündlich
   B. schriftlich
   - nach der Art der Beschwerde in folgende Kategorien
   I. Beschwerden über die Arbeitsweise oder den Umgang des Rechtsanwalts
   II. Beschwerden über materiell-rechtliche Aspekte der Leistungen
   III. Beschwerden über finanzielle Aspekte der Leistungen
   IV. Beschwerden über die Kanzleiorganisation im Allgemeinen
4. Eine Beschwerde kann mehreren Kategorien zugeordnet werden.
5. Ist die Beschwerde zufriedenstellend gelöst, unterzeichnen der betroffene Rechtsanwalt und der Beschwerdebeauftragte das Beschwerderegistrierungsformular.

6. Verantwortlichkeiten

1. Der betroffene Rechtsanwalt und anschließend der Beschwerdebeauftragte sind für die Behandlung und Erledigung der Beschwerden verantwortlich.
2. Der Beschwerdebeauftragte ist dafür verantwortlich, dass das Beschwerderegistrierungsformular vollständig ausgefüllt wird.
3. Der betroffene Rechtsanwalt hält den Beschwerdebeauftragten über die weitere Behandlung der Beschwerde auf dem Laufenden.
4. Die Kanzlei muss die Beschwerde innerhalb von vier Wochen schriftlich erledigt haben.
5. Der Beschwerdebeauftragte sorgt für eine Antwort an den Beschwerdeführer.
6. Der Beschwerdebeauftragte führt die Beschwerdeakte.

7. Analyse der Beschwerden

1. Nach Erledigung der Beschwerde werden die Beschwerderegistrierungsformulare beim Beschwerdebeauftragten gesammelt.
2. Der Beschwerdebeauftragte berichtet regelmäßig über die Behandlung der Beschwerden.
3. Der Beschwerdebeauftragte verarbeitet die Daten und erstellt jährlich eine Analyse.
4. Der Beschwerdebeauftragte gibt außerdem Empfehlungen zur Vermeidung neuer Beschwerden und zur Verbesserung der Verfahren.

8. Interne Erörterung

1. Einmal jährlich werden die Beschwerdedaten in der Kanzlei anhand einer Analyse erörtert.
2. Verbesserungsmaßnahmen werden vorbereitet und geplant.
3. Der Beschwerdebeauftragte ist für die Vorbereitung dieser Besprechung und die Erstellung einer Analyse verantwortlich.

9. Vorbeugende Maßnahmen

1. Auf der Grundlage der jährlichen Analyse des Beschwerdebeauftragten entscheidet die Kanzlei, welche vorbeugenden Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität der Leistungen zu ergreifen sind.
2. Die zu ergreifenden Maßnahmen werden zusammen mit der Analyse in der Kanzleibesprechung vorgestellt.

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Diese Übersetzung dient ausschließlich Informationszwecken. Rechtlich verbindlich ist allein die niederländische Fassung dieses Dokuments; bei Abweichungen oder Zweifeln hinsichtlich der Auslegung ist die niederländische Fassung maßgeblich.